GLOSSAIRE
Pour gérer tous les aspects d’une organisation, il existe désormais des solutions logiciels tout-en-un appelées ERP. Véritable colonne vertébrale du système d’information, un standard ERP offre des modules et des fonctionnalités permettant de gérer les ventes, les stocks, le budget, les ressources humaines… Ce type d’outils s’est imposé dans l’industrie alors que les sociétés de services ont tendance à privilégier les CRM. Toutefois, une solution ERP peut disposer de fonctions permettant la gestion de la relation client. Et comme le logiciel CRM, sa vocation première est de centraliser et d’harmoniser les données pour les rendre accessibles et exploitables.
Définition Courte
L’acronyme ERP signifie "Enterprise Resource Planning", ce que l’on traduit en français par Progiciel de Gestion Intégré ou PGI. Ce type de logiciels professionnels vise à aider les organisations à gérer l’ensemble de leurs processus. Généralement, chaque paramètre de gestion fait l’objet d’un module ERP et de fonctionnalités associées.
De manière générale, un logiciel ERP permet :
Plus de détails sur les ERP
De nombreuses entreprises dans différents secteurs d'activité utilisent des logiciels ERP pour améliorer leurs processus métiers et leur efficacité opérationnelle.
Un logiciel ERP présente un avantage de taille : celui de centraliser des données et de les rendre accessibles à tous les collaborateurs de l’entreprise, quel que soit leur service.
Dès que des informations sont ajoutées, la mise à jour est automatique et immédiate. Les modifications se répercutent sur l’ensemble des modules concernés. Ainsi, tous les services de l’entreprise bénéficient d’un système d’information unique et à jour, avec des données cohérentes et homogènes dans un seul endroit.
Les logiciels ERP peuvent automatiser de nombreuses tâches, telles que la comptabilité, la gestion des stocks, la facturation et la planification de la production. Cela permet d'économiser du temps et de l'argent en réduisant le nombre de tâches manuelles à effectuer et en minimisant les erreurs.
Les logiciels ERP fournissent une vue d'ensemble de l'entreprise, ce qui permet aux dirigeants d'obtenir une meilleure visibilité sur les opérations en cours et les potentiels blocages. Ils peuvent ainsi prendre des décisions plus éclairées et plus stratégiques pour l'entreprise, notamment avec des tableaux de bord automatisés.
L’utilisation d’un progiciel est sans aucun doute un gain de productivité (s’il est bien utilisé), en rationalisant les processus et en réduisant les temps morts. Il permet notamment d’interconnecter les différents services qui interviennent et d’améliorer la qualité de leur service/produit.
Les systèmes ERP peuvent en général se connecter à d’autres outils et aux systèmes d’information des entreprises. Nombreuses d’entre elles intègrent à la fois un ERP et un CRM, ou encore leurs outils de mailing pour enrichir leurs données et améliorer leurs processus internes mais également leur connaissance client, par la centralisation des données client et le suivi des interactions.
Si vous recherchez une application ERP pour répondre aux besoins en gestion de votre organisation, vous êtes sans doute confronté à une offre abondante de logiciels. Si le prix fait partie de vos critères fondamentaux, la question de la gratuité de l’ERP se pose invariablement.
Un logiciel open source donne accès à son code. Celui-ci peut être modifié et amélioré. Attention : « open source » ne signifie pas automatiquement « gratuit ». Qui plus est, le déploiement de la solution peut rapidement être coûteux, tout comme sa personnalisation. Ces logiciels sont par ailleurs soutenus par des communautés solides qui enrichissent et corrigent la solution régulièrement.
Dans ce cas, un éditeur vend une licence d’utilisation. Elle ne donne pas le droit d’accéder au code source. Celui-ci est verrouillé par le fabricant.
Il peut être open source, mais le plus souvent, il est proposé sous licence. Le logiciel est installé au sein de l’organisation. Il nécessite des serveurs et une infrastructure informatique, ce qui augmente le prix de la solution. Une équipe technique en interne permet de gérer la maintenance et les mises à jour.
La solution est accessible en ligne grâce à une simple connexion internet. Lorsqu’il est payant, le prestataire se charge de la maintenance, des mises à jour, des réparations… et de l’hébergement. L’organisation paye le plus souvent un abonnement au service. Le temps de déploiement est réduit, puisqu’aucun serveur en interne n’est nécessaire. L’ergonomie est souvent ludique et intuitive, ce qui facilite et accélère la prise en main de l'ERP Cloud.
Il peut être open source ou propriétaire. Il suffit de le télécharger en ligne et de l’installer. Généralement, la version de base du logiciel est gratuite, mais pour qu’il soit personnalisé, il est nécessaire d’acquérir des modules et des extensions complémentaires.
L’adoption d'un outil informatique ERP est un projet souvent jugé coûteux pour une organisation. Le prix de la solution peut être élevé et le projet mobilise par ailleurs des ressources humaines et matérielles sur le plus ou moins long terme. C’est pourquoi il est tentant de se tourner vers un logiciel ERP gratuit en ligne.
Un logiciel ERP gratuit offre la plupart des avantages d’un Progiciel de gestion intégré (PGI). En fonction de la solution choisie, vous bénéficiez de fonctionnalités facilitant la gestion :
Dès lors qu’il est gratuit, ce logiciel vous permet par ailleurs de :
Souvent généralistes, les logiciels ERP gratuits se montrent rapidement limités en termes de fonctionnalités, de personnalisation et de performances. Or, un tel logiciel doit répondre aux besoins spécifiques de votre organisation : l’achat d’extensions complémentaires est donc souvent nécessaire. De la même manière, pour que les modules de gestion soient véritablement adaptés, des développements sur mesure s’imposent. Vous devez également prendre en compte certains coûts « cachés ».
Dans le cas d’un logiciel ERP open source, vous devrez sans doute investir dans une solution d’hébergement et un service professionnel de maintenance. Le déploiement et le paramétrage du logiciel sont aussi d’importants postes de dépense. Enfin, la formation de vos équipes à l’utilisation de l’ERP représente elle aussi un certain budget.
Toutefois, un ERP a aussi quelques inconvénients. Il représente en effet un défi de taille pour l’entreprise qui souhaite l’adopter. En effet, ce type de logiciels est rarement livré clé en main. Et sa mise en œuvre et sa prise en main sont relativement complexes et requièrent une certaine maîtrise (et de fait des formations utilisateurs pour s’assurer de bien l’utiliser) ; son intégration doit être confiée à des professionnels. Le coût de la solution est par ailleurs considéré comme élevé. C’est pourquoi il est conseillé de calculer le retour sur investissement du projet avant de le lancer et bien comparer les différents éditeurs sur le marché.
Plusieurs éditeurs proposent des ERP aux organisations. Pour choisir cet outil, plusieurs critères doivent être pris en compte :
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Pour qu’un projet ERP rime avec succès, commencez par établir un cahier des charges. Vous saurez ainsi quelles solutions cibler en priorité et estimer votre budget. Si vous souhaitez davantage d'informations et être conseillé sur les différences entre un ERP et un CRM, contactez-nous.
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