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Construire son Projet CRM

Le lancement d’un projet CRM peut présenter des complexités.

Quels sont les besoins de vos équipes ? Comment garantir la réussite de l’intégration de cette nouvelle solution dans le fonctionnement de votre entreprise ? Sera-t-il bien adopté par vos équipes ? Et comment s’assurer de son intégration optimale à vos processus établis ?

Pour vous apporter quelques éléments de réponse, nous vous accompagnons à travers ce guide sur la mise en place d’un projet CRM.

COMMENT METTRE EN PLACE UN CRM ?

Un projet CRM complexe qui demande de l’expertise

L’intégration d’un logiciel CRM suppose des changements au niveau des process et des habitudes de travail à tous les niveaux de l’entreprise, quels que soient son secteur d’activité et sa taille. Ces ajustements stratégiques exigent une vision globale et une planification minutieuse de la stratégie CRM.

Avant même de choisir une solution CRM et de définir un cahier des charges, il convient de s’assurer que vos équipes sont prêtes à assumer un tel changement.

C’est pourquoi il est conseillé de désigner des ressources en interne qui pourront piloter ce projet de longue haleine tout en restant en lien d’un côté avec la direction, de l’autre avec les différents utilisateurs de la plateforme.

Parce qu’il fait de vos clients et prospects le pivot de votre culture d’entreprise, un projet CRM doit être totalement intégré à la stratégie de l’entreprise.

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COMMENT METTRE EN PLACE UN CRM ?

Préparer son Projet CRM : Analyse des Besoins & Choix du CRM

Lancer un projet CRM débute par une préparation méticuleuse, qui s'articule autour de deux grandes étapes : la compréhension approfondie des besoins et des objectifs de votre entreprise, ainsi que le choix du logiciel CRM adéquat.

Compréhension des besoins & des objectifs

Avant d'entreprendre toute démarche dans la mise en place d'un CRM, il vous faut définir les besoins spécifiques et les objectifs à atteindre au sein de votre entreprise. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur un cahier des charges précis. Le cahier des charges est le document qui servira de référence tout au long du projet. Il doit détailler les fonctionnalités requises, les spécifications techniques, les contraintes éventuelles, et autres éléments essentiels. Une compréhension claire de ces éléments permettra d'orienter vos choix vers un CRM qui répond précisément aux besoins de votre entreprise.
Choisir un CRM adapté à vos besoins

Sélectionner le bon logiciel CRM est un point stratégique dans la préparation du projet. Pour ce faire, il est primordial de comparer les différentes solutions disponibles sur le marché. Prenez en compte des critères tels que la flexibilité, la facilité d'utilisation, la personnalisation, l'évolutivité et l'intégration avec d'autres outils. Choisir un CRM qui répond à vos exigences spécifiques garantira une implémentation réussie dans votre fonctionnement actuel et auprès de vos équipes.

VOTRE Projet avec Youday CRM

Le Parcours d'un Projet CRM avec Youday

1. Lancement du projet, Spécification & Maquettage

Réunion de cadrage fonctionnel

La mise en œuvre d’un projet CRM commence toujours par une réunion de lancement avec l’équipe projet côté client pour détailler les étapes à venir.

À l’issue de cette réunion de lancement, débute la réunion de cadrage fonctionnel, où l’équipe client échange avec le chef de projet alloué au suivi du projet. Cette étape est primordiale pour transférer au chef de projet Youday CRM, la connaissance du métier du client et les objectifs qu’ils souhaitent atteindre.

L’objet de cet atelier ou de ces ateliers de cadrage fonctionnel est de permettre au chef de projet Youday CRM de comprendre les usages et les spécificités du métier du client. La mise en œuvre du projet CRM doit être très bien structurée. Avec des échanges clairs et des objectifs à atteindre bien spécifiés, le projet peut donc commencer sereinement.

Rédaction des spécifications fonctionnelles & techniques

À l’issue de la phase de cadrage fonctionnel et technique, le chef de projet Youday CRM recense l’ensemble des besoins client. Cette étape est réalisée en collaboration avec l’équipe projet client. Tous les échanges sont consolidés dans le Mémoire Fonctionnel et Technique (Descriptif des Spécifications Fonctionnelles et Techniques).

Une fois ce document rédigé, il est transmis à l’équipe projet côté « client » pour validation. Il est fréquent que ce document subisse plusieurs révisions pour arriver à une version finale.

Une fois les différentes révisions validées côté Youday CRM et côté client, la version finale est réalisée et figée. Cette version du document est la base des réalisations qui vont être produites sur le CRM. Quand on parle de mise en œuvre d’un projet CRM, la base contractuelle du recueil des spécifications fonctionnelles et techniques est la base du projet. Elle est donc incontournable.

Réalisation des maquettes fonctionnelles

Les équipes projet Youday CRM, à l’issue de la réalisation des spécifications fonctionnelles et techniques, réalisent une première maquette structurée dans le CRM afin de répondre aux demandes spécifiées dans le recueil des besoins. Par des allers-retours multiples avec les équipes projet côté client, la maquette réalisée évolue jusqu’à la livraison d’une maquette finalisée.

Des tests de conformité sont réalisés conjointement entre les équipes Youday CRM et les équipes clients, afin de valider la correspondance des besoins du client et le mémoire technique. Par le biais d’itération, cette maquette évolue jusqu’à une structure applicative finalisée qui est validée par l’équipe projet côté client.

2. Récupération des données, Formations & Mise en production

Importation des données

Une fois la structure applicative réalisée et validée côté client et côté Youday CRM, nos équipes importent les données tests pour valider le contenu de la maquette proposée. Les données étant implémentées dans Youday CRM, l’équipe pilote teste la conformité des données intégrées et si les automatismes mis en place correspondent aux besoins des équipes métiers.

En fonction des retours client, des ajustements peuvent être réalisés. La phase de recette, une fois validée, est actée par l’équipe projet client afin de garantir l’ensemble des conformités décrites dans le mémoire technique.

Vous utilisez peut-être déjà une solution CRM ? Nos équipes vous conseillent pour migrer les données de votre CRM vers Youday CRM, assurant ainsi une transition fluide et sans perte d’informations vers notre solution.

Formation des administrateurs

Mise en place d’un cursus de formation vers les futurs administrateurs côté client qui géreront les besoins d’évolution de Youday. Cette formation a pour objectif de former ces utilisateurs « avancés » au paramétrage applicatif, gestion des imports de données, gestion des droits utilisateurs …. En général, les équipes formées sont les utilisateurs « pilotes » du projet afin de répondre rapidement à leurs enjeux d’utilisations.

Formation des utilisateurs

Mise en place d’un cursus de formation vers les futurs utilisateurs de l’application Youday CRM. Ce type de formation dispense une couverture fonctionnelle complète des possibilités offertes par Youday CRM (navigation dans l’application, choix de colonnes, utilisations des automatismes (workflows), notifications …). Les formations des utilisateurs sont parfois étalées dans le temps afin que les utilisateurs puissent bénéficier d’une nouvelle session de formation qui intégrera leurs retours d’utilisation, par exemple 3 mois après la mise en production.

Mise en production & Assistance

À l’utilisation, il est fréquent de voir remonter des demandes qui doivent être affinées. Souvent, les paramétrages initiaux qui avaient pu être mis en place, doivent être amendés. Ainsi, les administrateurs clients en lien avec le service support Youday CRM, font évoluer ensemble l’environnement client. Ces évolutions ne nécessitent souvent que quelques légers ajustements qui sont réalisés conjointement par les équipes client et les équipes Youday CRM.

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Découvrez notre FAQ complète sur Youday CRM.

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Chez Youday, nous comprenons les défis que représente la transition vers un logiciel CRM, adapté à vos besoins et parfaitement intégré à vos processus.

Nous vous accompagnons à chaque étape de votre projet CRM, depuis l'analyse initiale jusqu'à l'implémentation de votre solution.

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