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Glossaire du CRM

Définition : ERP

Pour gérer tous les aspects d’une organisation, il existe désormais des solutions logiciels tout-en-un appelées ERP. Véritable colonne vertébrale du système d’information, un ERP offre des modules et des fonctionnalités permettant de gérer les ventes, les stocks, le budget, les ressources humaines… Ce type d’outils s’est imposé dans l’industrie alors que les sociétés de services ont tendance à privilégier les CRM. Toutefois, un ERP peut disposer de fonctions permettant la gestion de la relation client. Et comme le logiciel CRM, sa vocation première est de centraliser et d’harmoniser les données pour les rendre accessibles et exploitables.

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

L’acronyme ERP signifie « Enterprise Resource Planning« , ce que l’on traduit en français par Progiciel de Gestion Intégré ou PGI. Ce type de logiciels professionnels vise à aider les organisations à gérer l’ensemble de ses processus. Généralement, chaque paramètre de gestion fait l’objet d’un module et de fonctionnalités associées.

De manière générale, un logiciel ERP permet :

Avantages et inconvénients de l’ERP

Un logiciel ERP présente un avantage de taille : celui de centraliser des données et de les rendre accessibles à tous les collaborateurs de l’organisation. Dès que des informations sont ajoutées, la mise à jour est automatique et immédiate. Les modifications se répercutent sur l’ensemble des modules concernés. Ainsi, tous les services de l’entreprise bénéficient d’un système d’information unique et à jour, avec des données cohérentes et homogènes. Les process sont fluidifiés et sécurisés. Et des tableaux de bord permettent de suivre l’activité et d’analyser des informations déterminantes dans les prises de décision stratégique.

Toutefois, un ERP a aussi quelques inconvénients. Il représente en effet un défi de taille pour l’organisation qui souhaite l’adopter. En effet, ce type de logiciels est rarement livré clé en main. Et sa mise en œuvre est relativement complexe ; son intégration doit être confiée à des professionnels. Le coût de la solution est par ailleurs considéré comme élevé. C’est pourquoi il est conseillé de calculer le retour sur investissement du projet avant de le lancer.

Comment choisir un ERP ?

Plusieurs éditeurs proposent des ERP aux organisations. Pour choisir cet outil, plusieurs critères doivent être pris en compte :

Vos besoins

à définir notamment en fonction de la nature de votre activité, de la taille de votre organisation et de ses spécificités.

L’ergonomie de la solution

mieux vaut une interface intuitive et ludique pour la faire accepter à l’ensemble de vos collaborateurs.

L’évolutivité du logiciel

l’ERP doit être en mesure de s’adapter à vos besoins, présents et à venir. Une solution évolutive permet d’ajouter des modules dès que vous en avez besoin.

Cloud ou sur site

un ERP peut être basé dans le Cloud ou installé sur site, ce qui a un impact sur le prix de la solution, mais aussi sur la prise en charge de la maintenance.

La qualité du support

l’accompagnement et les conseils que vous fournit l’éditeur sont précieux pour la réussite de ce projet.

La fiabilité de l’éditeur

sécurité des données, pérennité de la solution…, choisissez un éditeur de confiance.

Open source, gratuit, en ligne… : le point sur les logiciels ERP

Si vous recherchez un ERP pour répondre aux besoins en gestion de votre organisation, vous êtes sans doute confronté à une offre abondante de logiciels. Si le prix fait partie de vos critères fondamentaux, la question de la gratuité de l’ERP se pose invariablement.

2 types de solutions ERP

L’ERP Open Source

Un logiciel open source donne accès à son code. Celui-ci peut être modifié et amélioré. Attention : « open source » ne signifie pas automatiquement « gratuit ». Qui plus est, le déploiement de la solution peut rapidement être coûteux, tout comme sa personnalisation. Ces logiciels sont par ailleurs soutenus par des communautés solides qui enrichissent et corrigent la solution régulièrement.

L’ERP Propriétaire

Dans ce cas, un éditeur vend une licence d’utilisation. Elle ne donne pas le droit d’accéder au code source. Celui-ci est verrouillé par le fabricant.

Prix d’un logiciel ERP

L’ERP On Premise

Il peut être open source, mais le plus souvent, il est proposé sous licence. Le logiciel est installé au sein de l’organisation. Il nécessite des serveurs et une infrastructure informatique, ce qui augmente le prix de la solution. Une équipe technique en interne permet de gérer la maintenance et les mises à jour.

L’ERP SaaS (Software as a Service) ou Cloud

La solution est accessible en ligne grâce à une simple connexion internet. Lorsqu’il est payant, le prestataire se charge de la maintenance, des mises à jour, des réparations… et de l’hébergement. L’organisation paye le plus souvent un abonnement au service. Le temps de déploiement est réduit, puisqu’aucun serveur en interne n’est nécessaire. L’ergonomie est souvent ludique et intuitive, ce qui facilite et accélère la prise en main de l’outil.

L’ERP gratuit

Il peut être open source ou propriétaire. Il suffit de le télécharger en ligne et de l’installer. Généralement, la version de base du logiciel est gratuite, mais pour qu’il soit personnalisé, il est nécessaire d’acquérir des modules et des extensions complémentaires.

L’adoption d’un ERP est un projet souvent jugé coûteux pour une organisation. Le prix de la solution peut être élevé et le projet mobilise par ailleurs des ressources humaines et matérielles sur le plus ou moins long terme. C’est pourquoi il est tentant de se tourner vers un logiciel ERP gratuit.

Les avantages d’un ERP gratuit…

Un logiciel ERP gratuit offre la plupart des avantages d’un Progiciel de gestion intégré (PGI). En fonction de la solution choisie, vous bénéficiez de fonctionnalités facilitant la gestion :
Dès lors qu’il est gratuit, ce logiciel vous permet par ailleurs de :

... et les inconvénients d'un ERP gratuit

Souvent généraliste, un ERP gratuit se montre rapidement limité en termes de fonctionnalités, de personnalisation et de performances. Or, un tel logiciel doit répondre aux besoins spécifiques de votre organisation : l’achat d’extensions complémentaires est donc souvent nécessaire. De la même manière, pour que les modules de gestion soient véritablement adaptés, des développements sur mesure s’imposent. Vous devez également prendre en compte certains coûts « cachés ».

Dans le cas d’un logiciel open source, vous devrez sans doute investir dans une solution d’hébergement et un service professionnel de maintenance. Le déploiement et le paramétrage du logiciel sont aussi d’importants postes de dépense. Enfin, la formation de vos équipes à l’utilisation de l’ERP représente elle aussi un certain budget.

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