Fiches Prospects : ne les négligez pas !

Trouver de nouveaux clients est une tâche certes complexe, mais essentielle à la santé de votre activité commerciale. Particulièrement chronophage, la prospection repose sur diverses techniques qui se doivent d’être rentables pour l’entreprise. Pour faciliter ce travail, il existe différents outils dont fait partie le fichier de prospection. Lorsque celui-ci est correctement renseigné, il peut se transformer en véritable mine d’or. Chaque fiche prospect doit donc faire l’objet d’un travail approfondi.

Nous vous en disons plus sur ce support et sur les logiciels tels que les CRM qui vous aideront à gérer de façon optimale vos actions de prospection.

Qu’est-ce qu’une fiche prospect ?

Une fiche de prospection est un document qui réunit toutes les informations relatives à un client potentiel. Elle fait office de carte d’identité.

A quoi sert une fiche prospect ?

Ce support est utile pour les entreprises qui entretiennent des relations B2B (Business to Business) ou B2C (Business to Customer). Les informations consignées sont sensiblement différentes, mais elles visent à dresser le portrait de chaque client potentiel. Or, plus ce portrait est précis, plus vos actions commerciales seront ciblées et, par conséquent, pertinentes. Faire une fiche prospect avec toutes les données nécessaires permet une prospection commerciale efficace et organisée pour transformer vos prospects en clients.

Ces fiches sont réunies dans un fichier de prospection commerciale, un outil qui permet alors de segmenter les prospects afin de leur adresser le bon message commercial au bon moment et avec les moyens de communication adaptés.

Exemple de fiche prospect

Que contient une fiche prospect ? En B2B comme en B2C, les informations renseignées sont :

  • D’ordre personnel
  • Liées aux actions menées jusqu’ici par l’entreprise à l’attention du prospect
  • Liées aux réactions attendues par l’entreprise du prospect

Par exemple, une fiche prospect peut mentionner :

  • Le nom de l’auteur de la fiche et la date de la création de celle-ci
  • Les coordonnées du prospect : nom, prénom, adresse postale et e-mail, numéro de téléphone, profession, date de naissance… En B2B, sont également consignés le nom de l’entreprise, son adresse, le pouvoir d’action du contact et sa fonction…
  • Une présentation rapide du prospect : notamment en B2B, elle permet de mieux connaître l’entreprise du prospect, son domaine d’activité, le contexte concurrentiel, le nombre d’employés, les fournisseurs…
  • L’historique des contacts : la date de chaque contact est renseignée ainsi qu’un résumé des échanges, qu’ils aient eu lieu par téléphone, par e-mail, lors d’un rendez-vous, etc.
  • Les opportunités d’affaires : c’est-à-dire l’intérêt global de ce prospect pour l’entreprise, par exemple en potentiel volume de commande ou d’achats à plus ou moins long terme

Les avantages d’une fiche prospect

Vous l’aurez compris : créer une fiche prospect qualifiée vous ouvre de grandes opportunités d’affaires. En effet, la tenue d’un fichier de prospection à jour avec des données pertinentes vous permet d’identifier des clients potentiels et de déployer une stratégie commerciale et marketing personnalisés pour chaque persona. Grâce à une base données complète, vous pourrez ainsi suivre avec précision le cycle de vie de chaque prospect.

Comment créer et gérer un fichier de prospection ?

Pour qu’un fichier de prospection contribue réellement à faire augmenter votre chiffre d’affaires, il doit être correctement tenu. Tout d’abord, il s’agit de l’alimenter. Les informations concernant vos prospects peuvent provenir :

  • des contacts rencontrés lors de conférences, salons et événements professionnels,
  • d’un formulaire sur votre site web,
  • de vos réseaux sociaux (via la messagerie, des groupes de discussion ou vos publications),
  • etc.

Vient ensuite la gestion de cette base de données qui peut rapidement devenir volumineuse. Non seulement, elle doit être conforme au RGPD (Règlement général sur la protection des données), mais elle doit aussi être maintenue à jour, sans erreur ni doublon.

Veillez à faciliter l’accès à vos documents de prospection à vos collaborateurs et équipes commerciales pour mettre à jour les données.

Le CRM, outil indispensable à la gestion des fiches prospects

Plutôt que de multiplier les fichiers Excel pour consigner les informations sur vos prospects, vous avez la possibilité d’utiliser un CRM (Customer Relationship Management), un logiciel qui vous aide à centraliser et à harmoniser les données. Qui plus est, il est accessible à tous les collaborateurs de l’entreprise et principalement à vos commerciaux qui pourront l’enrichir et la mettre à jour en direct, même en déplacement. Avec un CRM tel que Youday CRM, pas de doublon ou de risque de données erronées. Et cet outil vous permet également d’automatiser certaines tâches, comme les relances par e-mail, et de créer des rapports statistiques pour toujours mieux cibler vos campagnes marketing et commerciales.

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