Mise en oeuvre d'un projet CRM chez Youday

Un projet de mise en oeuvre se déroule selon un cadencement de phases projet bien identifiées :

Réunion de cadrage fonctionnel

La mise en oeuvre d’un projet CRM, commence toujours par une étape de réunion de lancement en lien avec l’équipe projet côté client qui détaille la procédure qui va être suivie pour cette mise en oeuvre.

A l’issue cette réunion de lancement débute la réunion de cadrage fonctionnel, où l’équipe client échange avec le chef de projet alloué au suivi du projet. Cette étape est primordiale pour transférer au chef de projet Youday CRM, la connaissance du métier du client et les objectifs qu’ils souhaitent atteindre.

L’objet de cet atelier ou de ces ateliers de cadrage fonctionnel est de permettre au chef de projet Youday CRM de comprendre les usages et les spécificités du métier du client. Avec des échanges clairs et des objectifs à atteindre bien spécifiés, le projet peut donc commencer sereinement.

Rédaction des spécifications fonctionnelles et techniques

A l’issue de la phase de cadrage fonctionnel et technique, le chef de projet Youday CRM recense, en collaboration avec l’équipe projet client,  l’ensemble des besoins clients et les consolident dans le Mémoire Fonctionnel et Technique (Descriptif des Spécifications  Fonctionnelles et Techniques).

Une fois ce document rédigé , il est transmis à l’équipe projet côté « client » pour validation. Il est fréquent que ce document subisse plusieurs révisions pour arriver à une version finale.

Une fois les différentes révisions validées côté Youday CRM et côté client, la version finale est réalisée et figée. Cette version du doucement est la base des réalisations qui vont être produites pour le client. Chaque réalisation côté Youday CRM est basée sur ce document de référence.

Réalisation des maquettes fonctionnelles

Les équipes projet Youday CRM, à l’issue de la réalisation des spécifications fonctionnelles et techniques, réalise une première maquette structurée dans Youday CRM afin de répondre aux demandes spécifiées dans le recueil des besoins. Par des allers-retours multiples avec les équipes projet côté client la maquette réalisée évolue jusqu’à la livraison d’une maquette finalisée.

Des tests de conformité sont réalisés conjointement entre les équipes Youday CRM et les équipes clients, afin de valider la correspondance des besoins du client et le mémoire technique.

Par le biais d’itération cette maquette évolue jusqu’à une structure applicative finalisée qui est validée par l’équipe projet côté client.

Importation des données

Une fois la structure applicative réalisée et validée côté Client et côté Equipe projet Youday CRM, les équipes Youday CRM conjointement avec les équipes client importent les données tests pour valider le contenu de la maquette proposée.

Les données étant implémentées dans Youday CRM, l’équipe pilote teste la conformité des données intégrées et si les automatismes mis en place correspondent aux besoins des équipes métiers. En fonction des retours clients, des ajustements peuvent être réalisés en cas de modifications souhaitées.

Dans le cas où le projet et sa mise en place intègre une partie interface, ces données tests peuvent être alimentées directement par la mise en place de cette interface ou de ces interfaces dans l’environnement de test ou de pré-production.

La phase de recette, une fois validée, est actée par l’équipe projet client afin de garantir l’ensemble des conformités décrites dans le mémoire technique.

Formations des utilisateurs et des administrateurs

Les équipes Clients participent dans le cadre du projet à deux types de formation :

Formation Administrateurs : mise en place d’un cursus de formation vers les futurs administrateurs côté client, qui géreront les besoins d’évolution de Youday  CRM, mais également qui seront en contact avec le support client Youday CRM. Cette formation a pour objectif de former ces utilisateurs « avancés » au paramétrage applicatif, gestion des imports de données, gestion des droits utilisateurs ….

Formations utilisateurs : mise en place d’un cursus de formation vers les futurs utilisateurs de l’application Youday CRM. En général les équipes formées sont les utilisateurs « pilotes » du projet afin de répondre rapidement à leurs enjeux d’utilisations. Ce type de formation dispense une couverture fonctionnelle complète des possibilités offertes par Youday CRM (navigation dans l’application, choix de colonnes, utilisations des automatismes (workflows), notifications …). Les formations utilisateurs sont parfois étalées dans le temps afin que les utilisateurs puissent par exemple 3 mois après la mise en production bénéficier d’une nouvelle session de formation qui intègrera leurs retours d’utilisation.

Mise en production et Assistance

Une fois la mise en production réalisée, et les utilisateurs formés, Youday CRM est utilisée quotidiennement par les acteurs de l’entreprise. A l’utilisation il est fréquent de voir remonter des demandes qui doivent être affinées vs les paramétrages initiaux qui avaient pus être mise en place. Ainsi les administrateurs clients en lien avec le service Support Youday CRM, font évoluer ensemble l’environnement client. Ces évolutions ne nécessitent souvent que quelques légers ajustements qui sont réalisés conjointement par les équipes clients et les équipes Youday CRM.